Thứ Sáu, 24 tháng 4, 2015

Để có BMTCV tốt

Nhà   tuyển dụng   nào cũng mong muốn tìm được viên chức xuất sắc. Thế nhưng nhiều người không đánh giá đúng tầm quan yếu của bảng diễn đạt công việc để rồi phải tuyển “nhầm” ứng viên. Làm thế nào để tránh sai lầm đáng nuối tiếc này?

Bảng mô tả công tác chỉ đơn giản tóm tắt những trách nhiệm và kỹ năng cấp thiết cho vị trí xin việc. Nhưng đáng nhớ tiếc, rất nhiều nhà   tuyển dụng   ”tuyển nhầm” nhân viên chỉ vì không chú trọng hoặc không biết cách viết bảng diễn đạt công tác hiệu quả. Bạn có thể tham khảo thí dụ sau đây để thấy rõ tầm quan yếu của bảng biểu đạt công tác trong quá trình tuyển dụng:

Một đơn vị nọ cần “một người có khả năng giải đáp điện thoại và đánh máy nhanh.” Và họ dễ dàng tìm được một ứng viên đáp ứng được đề nghị đơn giản ấy; nhưng vài tuần sau, người này bỏ việc vì anh ta không làm đúng công việc được bàn bạc khi ứng tuyển.

“Một người có khả năng giải đáp điện thoại và đánh máy nhanh” như yêu cầu ban đầu hóa ra được mong đợi là “một nhân sự hành chánh năng động, có kinh nghiệm và khả năng thích nghi nhanh với môi trường làm việc.” Thế là, họ phải tuyển một nhân sự khác. Chẳng những tổn phí tuyển dụng lần trước “đổ sông đổ bể”, hiệu suất công việc của phòng ban tuyển viên chức này đã bị liên quan.

Đó chỉ là tỉ dụ về một vị trí thường nhật, chứ chưa bàn đến hậu quả có thể xảy ra đối với các vị trí cấp cao. Khi viết một bảng diễn tả công tác, bạn cần chú ý các yêu cầu căn bản sau đây:

*Viết cụ thể: Hậu quả của việc viết bảng diễn đạt công việc chung chung là người tìm việc sẽ không hiểu rõ được công việc và bạn phải mất thời kì giảng giải lại trong buổi phỏng vấn. Một bản biểu hiện công việc chung chung sẽ khiến cho ứng cử viên hiểu không đúng và xin việc vào vị trí không hề ăn nhập với họ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu người tìm việc “có tay nghề kỹ thuật để phát triển các dòng sản phẩm”, ứng cử viên có thể hiểu rằng bạn đang cần một kỹ sư hay một chuyên gia phần mềm. Bạn cũng nên nhấn mạnh các kỹ năng cần thiết để ứng cử viên tự kiểm tra năng lực bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển.

Đừng lạm dụng những “sáo ngữ” như yêu cầu người tìm việc có “tinh thần cộng tác” hay “khả năng lãnh đạo”. Bạn hãy đi thẳng vào vấn đề: thể hiện chi tiết những kỹ năng cấp thiết để tìm được ứng viên thích hợp nhất.

*Nêu rõ vai trò của vị trí cần tuyển: ứng viên rất muốn biết họ sẽ đóng vai trò nào trong doanh nghiệp. Đây là cơ sở để người tìm việc xác định liệu vị trí ứng tuyển có giúp họ phát triển và đạt được mục đích nghề nghiệp trong ngày mai, và liệu những kỹ năng và kinh nghiệm của họ có thích hợp với vị trí xin việc hay không. Bạn cũng nên cho ứng cử viên biết họ sẽ báo cáo trực tiếp cho ai trong vị trí mới. Ngoại giả, bạn nên nêu hướng phát triển của người tìm việc trong ngày mai. Có thể vị trí bạn muốn tìm chỉ ở tầm trung nhưng trong vòng 1 hay 2 năm tới, người tìm việc sẽ có thời cơ được cất nhắc lên vị trí cao hơn. Hãy thu hút ứng viên bằng những cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn.

*Quảng bá sự hấp dẫn của vị trí đăng tuyển, giới thiệu về môi trường làm việc và văn hóa công ty: Có thể nôm na so sánh viết bảng biểu lộ công tác như chuẩn bị một món ăn. Bạn cần biết cách trình bày cho món ăn thật đẹp thật hấp dẫn để “chiêu dụ” được người tài. Bởi vậy, ngoài khoản   lương   bổng quyến rũ, bạn nên dành vài dòng mô tả về văn hóa tổ chức. Đây là yếu tố rất quan trọng, vì không ai muốn làm việc ở một nơi mà đồng nghiệp sẵn sàng “đâm sau lưng chiến sỹ”. Bạn có thể nêu thông tin qua loa về văn hóa công ty, nhấn mạnh những ưu điểm nổi trội của văn hóa đó như sự cạnh tranh lành mạnh, nhiều cơ hội thăng tiến cho những ai có năng lực.

Đặc biệt, bạn đừng bỏ lỡ cơ hội “tiếp thị” những thế mạnh của doanh nghiệp. Nếu tổ chức bạn là “con chim đầu đàn” trong lĩnh vực hoạt động, bạn đừng ngại ”nói tốt” cho doanh nghiệp để thu hút được người tìm việc giỏi nhé.

Một bảng biểu lộ công tác đầy đủ thường gồm những nội dung chính sau đây:

- Tên và địa chỉ doanh nghiệp
- Chức danh
- Các nghĩa vụ chính của ứng viên
– Bạn cần nêu rõ những trách nhiệm và vai trò chính của vị trí cần tuyển, khởi đầu từ những nhiệm vụ quan trọng nhất. Nên nói rõ ứng cử viên sẽ báo cáo công việc trực tiếp cho cấp bậc nào.
- Chế độ lương bổng
- đề nghị học vấn/kinh nghiệm
- Những phẩm chất và kỹ năng cần thiết.

Tóm lại, bạn nên đầu tư thời kì để chuẩn bị một bảng bộc lộ công việc hiệu quả. Cố nhiên việc “hành động” thật nhanh để tuyển gấp một vị trí quan trọng là thường ngày. Ngoại giả, nếu không chuẩn bị đúng mức, bạn sẽ gây thiệt hại cho tổ chức. Để tuyển đúng người, bạn cần định hướng để người tìm việc hiểu rõ yêu cầu và nhiệm vụ chính của họ. Bạn hãy nhớ rằng phí cho một viên chức “bị tuyển nhầm” sẽ cao hơn nhiều so với phí tổn thời kì bạn dành để viết một bảng biểu đạt công tác hiệu quả đấy. Ngoại giả, trong trường hợp người tìm việc được tuyển không hoàn tất tốt công tác được giao, bạn sẽ căn cứ vào bảng trình bày công tác để giảng giải rõ lý do họ không đủ điều kiện để được tuyển dụng sau giai đoạn thử việc.

Xây dựng KPI như thế nào cho hiệu quả?

KPI - Key Performance Indicator có tức thị chỉ số đánh giá thực hiện công tác.



Thường nhật mỗi chức danh sẽ có bản biểu đạt công tác hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân.

Nói 1 cách đơn giản, hao hao như khi đi vào một phòng khám đa khoa, người ta sẽ tham mưu cho mình một loạt những test (thử máu, huyết áp, nhịp tim, X quang đãng, nước tiểu, mắt, mũi, thuộc cấp, tâm thần, vv...). Nếu ta khám hết, bác bỏ sỹ sẽ cho ta một loại kết quả thể hiện bằng những chỉ số định tính và định lượng. Tất cả những thông tin đó đều là KPI về tình trạng sức khỏe của chúng ta.

Chúng ta giám sát sức khỏe của mình, của tổ chức, phòng ban và viên chức, vv... Thông qua các KPIs. Từ đó biết được chúng ta đang có sức khỏe tốt hay xấu, công ty đang thắng hay thua, viên chức đang hoạt động ra sao, vv... Để rồi đưa ra các biện pháp giải quyết hiệu quả.

Vậy, câu hỏi là phải xây dựng KPI như thế nào?

Câu trả lời độc nhất là: Bạn chỉ cần những KPIs giúp bạn ra quyết định thích hợp mà thôi. Cũng giống như khi bạn vào khám bệnh (ngoại trừ những trường hợp đặc biệt), chỉ có ông nào sợ chết, thần kinh có vấn đề mới đề xuất người ta "có test nào cho tôi test hết": tốn tiền, tốn thời gian, tốn công sức,...

Nhưng, đa số các lãnh đạo đơn vị không thực sự biết là mình cần phải biết những thông tin gì để giúp mình ra các quyết định, do vậy dễ rơi vào trạng thái biết nhiều thông báo, nhưng lại không giúp mình ra được những quyết định đổi thay. Cụ thể, các lãnh đạo có thể ngồi một chỗ và chỉ ra một loạt các KPIs, nhưng nhiều khả năng trong số đó là các KPIs không thực tại, không thu thập được số liệu, hoặc quá chi tiết.

Các chỉ số KPI có thể thuộc nhiều loại khác nhau.

Việc hiểu nhầm và ứng dụng máy móc hệ thống KPI sẽ tạo ra những bất cập trong hệ thống kiểm tra trong doanh nghiệp. KPI có thể thuộc ba loại như sau:

1. Hệ thống KPI tụ hợp vào đầu ra – output: Các KPI đầu ra output quá thân thuộc với các chuyên viên viên chức. Hệ thống KPI output cho phép thực hành công tác kiểm tra nhanh và hiệu quả. Bên cạnh đó hệ thống này có các yếu điểm là không cân nhắc tốt tình hình thay đổi trên thị trường kinh doanh, không khuyến khích phát triển, tạo điều kiện cho nhân viên tập kết vào các biện pháp ngắn hạn tình thế.

2. Hệ thống KPI hành vi – behavior: Các KPI về hành vi tương đối mới đối với các chuyên viên nhân viên Việt Nam. Các KPI hành vi rất phù hợp với các vị trí mà đầu ra rất khó lượng hóa. Tỉ dụ tại vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng, các hành vi như tích cực làm việc, siêng năng, cẩn thận là những nguyên tố tiên quyết bảo đảm đầu ra tại vị trí làm việc

3. Hệ thống KPI năng lực – competencies: Các KPI về năng lực chú trọng vào khả năng của người nhân sự. Hệ thống KPI năng lực hội tụ vào duyên do thay vì kết quả như trong hệ thống KPI tụ tập vào đầu ra.

Các chuyên viên nhân sự khi triển khai hệ thống đánh giá thường băn khoăn và tự hỏi hệ thống KPI như thế nào là tốt nhất. Chúng ta có nên tụ họp vào đầu ra trong khi đảm bảo các KPI về năng lực và hành vi được ứng dụng ăn nhập không?

Bài toán áp dụng hệ thống KPI hao hao như một vị thầy lang có được các vị thuốc. Bản thân các vị thuốc không quan yếu bằng liều lượng các vị thuốc được vận dụng cho một bệnh nhân cụ thể trong cảnh ngộ cụ thể. Điều chỉnh tỷ lệ các nhóm KPI cho từng vị trí công việc, trong từng cảnh ngộ môi trường kinh doanh sẽ quyết định tính hiệu quả của công việc nhân sự.

Một số hướng dẫn sau đây sẽ giúp phòng nhân sự xác định tỷ lệ hợp lý cho 3 loại nhóm KPI nói trên:

1. Vị trí công việc: Vị trí công việc đóng vai trò quyết định tỷ lệ ba nhóm KPI. Tại vị trí chuyên viên nghiên cứu R & D, hệ thống KPI giao hội đầu ra sẽ không hiệu quả do nghiên cứu phát triển mang thuộc tính rủi ro và bất định cao. Đảm bảo phí tổn và các hoạt động tương trợ R & D không bảo đảm 100 % thành công. Áp tỷ lệ KPI output sẽ tạo ra những sức ép vô hình cho chuyên viên nghiên cứu. Bên cạnh đó tại vị trí giám sát bán hàng FMCG, hệ số KPI output sẽ phải chiếm tỷ trọng to nhất. Cũng na ná, hệ thống KPI năng lực sẽ thích hợp với các vị trí nhân viên trẻ.

2. Chiến lược kinh doanh: Chiến lược kinh doanh tác độn sâu sắc tới hệ thống chỉ tiêu kiểm tra. Một cơ quan có chiến lược kinh doanh dài hạn và bền vững sẽ có trọng số hệ thống KPI về năng lực và hành vi nhiều hơn tổ chức tập hợp vào ngắn hạn.

3. Sức ép môi trường kinh doanh: sức ép môi trường kinh doanh thúc đẩy ngắn hạn tới hệ thống KPI kiểm tra. Các nhà băng là một ví dụ cụ thể khi tất cả các nhân sự đều phải bảo đảm chỉ số huy động vốn.

4. Năng lực của phòng nhân viên:

Năng lực hiện hữu của phòng nhân viên và các cấp quản lý cũng là yếu tố quyết định tuyển lựa hệ thống KPI. Hệ thống KPI tụ tập về ouput sẽ không đòi hỏi năng lực chuyên môn của phòng nhân sự. Ngược lại, hệ thống KPI về năng lực và hành vi sẽ đòi hỏi năng lực cao hơn do phòng nhân sự cần xác định rõ ràng mối kết liên giữa kết quả và hành vi/ năng lực.

Hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với tình cảnh tổ chức của mình, khả thi, thu thập được thông tin xác thực với chi phí và thời kì hợp lý. Nếu muốn thiết lập các KPIs cho từng phòng ban, viên chức nhân sự phải tư vấn với trưởng phòng ban đó và cao cấp hơn (họ cần những thông tin gì để đưa ra các quyết định quản trị) bên cạnh đó, cũng cần căn cứ vào mục đích và chức năng của phòng ban đó…

Theo thương lái Hồ Chí Minh

0 nhận xét :

Đăng nhận xét